ANALISIS PELAKSANAAN RETENSI PADA MASATRANSISI REKAM MEDIS MANUAL KE REKAM MEDIS ELEKTRONIK DI RSUD DR. TJITROWARDOJO PURWOREJO

Latar belakang: Rekam medis akan menumpuk dan memenuhi rak jika disimpan terus-menerus di rak aktif, sehingga perlu dilakukan retensi. Pelaksanaannya mengacu pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk menentukan masa simpan. Pada masa transisi dari rekam medis manual ke elektronik, retensi semakin penting untuk memilah berkas yang perlu di alih mediakan atau dimusnahkan.
Tujuan: mengidentifikasi pelaksanaan retensi rekam medis di RSUD dr. Tjitrowardojo Purworejo, mengidentifikasi apakah pelaksanaan retensi rekam medis sudah sesuai dengan standar operasional prosedur (SPO) yang berlaku di RSUD dr. Tjitrowardojo Purworejo, menganalisis hambatan dalam pelaksanaan retensi rekam medis dengan menggunakan metode fishbone di RSUD dr. Tjitrowardojo Purworejo.
Metode: metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Subjek penelitian ini ada tiga petugas rekam medis dan satu kepala instalasi rekam medis sebagai triangulasi. Objek dalam penelitian ini adalah berkas rekam medis pada tahun 2005 – 2010. Pelaksanaan penelitian dilakukan pada bulan Januari – Juni 2025.
Hasil: hasil penelitian menunjukkan bahwa pelaksanaan retensi rekam medis di RSUD dr. Tjitrowardojo Purworejo belum optimal dan tidak dilakukan secara rutin serta tidak sesuai dengan SPO yang berlaku, SPO yang ada belum pernah direvisi sejak tahun 2018. Pelaksanaan retensi dimulai dari pemilahan berkas rekam medis berdasarkan tahun terakhir pasien berobat, dilanjutkan dengan penilaian formulir penting, setelah itu berkas rekam medis inaktif dipindahkan ke ruang penyimpanan khusus rekam medis inaktif. Hambatan yang diidentifikasi meliputi keterbatasan sumber daya manusia, kurangnya pelatihan, tidak tersedianya alat scanner, tidak adanya jadwal retensi arsip, dan tidak ada anggaran khusus retensi.